勘察设计院知识管理实施难点及应对策略(2)
三是主观意愿不强,集中管理后更容易流失泄露。对于数据和文档的集中回收与管理,如果主观意愿不强,容易产生“集中回收与管理后更容易造成流失和泄露”的担忧。这种担忧又会在一定程度上延缓上述问题的有效解决。
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第二次跃迁“数据及文档→知识”的实施难点:经验得不到整合共享,专业知识难以总结提取
造成这一问题的原因,主要包括以下几个方面:
一是对知识应用场景分析挖掘不够。知识的提取总结目的在于应用,而之所以要打破常规、应用新知,其最终目的在于改进现状、提升效率。因此,知识应用场景的分析挖掘,似乎较为普通,实际上却需要以专业理解为基础,深入业务全过程,识别效率提升瓶颈环节,寻找当前或同行实践中可以借鉴和推广的知识经验,这样才知道需要去总结和提取哪些知识。而在实际的工作中,业务部门和设计人员出于工作时间紧迫和思维惯性等原因,鲜有机会进行分析总结,更不用说提出针对具体主题和知识点的总结提取要求。
二是独有知识和经验共享愿意低,难以实现对知识的深挖和提炼。如前所述,要形成标准化和普适化的专业知识,不能仅通过现有实践进行收集和描述。加工提取更高层次知识的过程,是一个在已有数据和文档上输入专业理解和经验,去粗取精、去伪存真的过程。输入这些专业理解和经验,通常掌握在为数不多的专家团队和员工手中,出于保护自己专业地位的需要,有时还因为团队之间在业务上存在竞争关系,导致共享这些独有的知识和经验的意愿较低。因缺乏这些关键输入,知识的深挖和提炼也难以实现。
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第三次跃迁“知识→智慧”的难点:创新动力不足、技术及能力储备不够
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造成这一问题的原因,主要包括以下几个方面:
一是缺乏有效的引导和机制,以激发知识的贡献和创新。要形成深具智慧的创新思路和方案,需要组织成员开放贡献自己的想法和知识,进行多角度的尝试和实践,这需要有效的引导和机制。在多年的发展过程中,不少勘察设计院因行政性垄断、内部管理粗放和灵活性不足等原因,在创新理念文化和支撑机制建设上存在不足。
二是对外部创新思路、新兴技术跟踪以及吸纳不足。工业设计、生产制造等行业,积极拥抱云计算、数字化、智能化等趋势和技术,产生了计算机辅助设计和仿真、智能制造、工业互联网等大批创新思路和成果。对比之下,虽然勘察设计企业也掌握了城市、市政、交通等发展的规律和知识,以及社会、人文、地理的大量数据,但在应用新兴技术并将它们转化成创新型产品和服务、革新性作业方法上,仍很不充分,整体存在对外部创新思路、新兴技术跟踪以及吸纳不足的问题。
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三、应对策略和实施建议
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针对上述实施难点及原因,结合笔者在多家勘察设计院开展知识管理咨询实施的经验和感悟,提出以下应对策略及实施建议。
一是以在项目过程中及时全面回收数据和文档、并自动化进入知识管理系统为目标,规划系统间文档流转和集成关系。针对项目完成后难以让业务人员全面及时整理数据文档的问题,规划方案实现在项目过程中进行文档和数据回收,如在项目管理系统中设置不同类别文档目录、在评审流程中设置检查点确认是否提交;同时规划实现项目管理、档案等系统与知识管理系统的集成方案,实现自动化回收文档到知识管理系统,确保全面及时回收的同时,降低业务人员额外整理提交的难度和工作量。
二是对存在效率瓶颈和能力不足的业务过程和环节,深入分析挖掘知识应用的场景,总结提取专业知识。针对知识应用场景分析挖掘不足,不知道该总结或提取哪些知识的问题。通过专项的科研项目或例行的分析总结活动,深入业务过程,识别存在效率瓶颈和能力不足的环节,定位当前或同行实践中可以借鉴和推广的知识经验,提出针对具体主题和知识点的总结提取要求。
三是建立有效的管理机制,引导及激发业务团队和员工进行知识贡献、共享及创新;兼顾信息安全保障,建立相关联动机制及系统环境。针对独有知识和经验不愿共享、知识创新动力不足这一知识管理最为核心的问题,在管理机制建设上狠下功夫(重系统、轻管理也是目前知识管理实施中最普遍的问题),建立包括例行项目及工作经验案例总结、标准规范提取、知识贡献及创新评估激励在内的系列机制,还可以同时策划有奖案例征集、专家微访谈等运营活动,引导及激发业务团队和员工进行知识贡献、共享和创新。同时,针对知识集中管理后仍存在的泄露流失等信息安全问题,规划建立联动的密级、权限等管理机制,如将知识划分成绝密/秘密/内部公开等不同等级,分别规范其管理方式和权限范围,并配套建设外发加密等系统,做到知识贡献和共享的同时,又能兼顾好信息安全保障。
文章来源:《工程勘察》 网址: http://www.gckczz.cn/zonghexinwen/2021/0811/655.html